Elección del lugar y catering

Tips para la elección del lugar:

Capacidad
Se debe calcular 2 mts2 por persona teniendo la pista incluida para determinar si el salón tiene la capacidad necesaria para realizar el evento cómodamente, por supuesto que esto es la medida mínima : Hay que tener cuidado que no sea demasiado grande porque es tan malo como que quede chico.
La recepción debería estar separada ya que de esta manera se lucirá mas el catering y se creará el efecto sorpresa cuando los invitados pasen al salón para recibir a los agasajados.
No olvidemos tener en cuenta los espacios necesarios para la gente que hemos contratado para los otros servicios, por ejemplo: Catering, Fotografía, Video, Pantalla Gigante, Shows, etc.

Tener en cuenta:
Climatización: hay que tener en cuenta que en un evento hay mucha gente reunida bebiendo y bailando y hasta en invierno muchas veces debe utilizarse aire acondicionado.
Cuarto privado para el/los agasajados.
Espacio para bebes y niños donde se pueden dejar a cargo de una babysitter.
Estacionamiento: es importante tener en cuenta la ubicación del lugar y la facilidad de tener alguna playa de estacionamiento cerca en el caso que el salón no posea cocheras.
Valet Parking.
Grupo Electrógeno: es importante ya que en el caso de producirse un corte de energía podremos seguir con la fiesta como si nada (tener en cuenta que el grupo electrógeno sea lo suficientemente importante para cubrir todos los requerimientos de la fiesta sobre todo el DJ).
Ubicación: es importante que sea cercana a la iglesia ya que se pierde mucho menos tiempo para llegar al salón ya que muchas gente no posee auto para trasladarse. Se recomienda también que el lugar para pasar la noche de bodas también sea cercano al salón.


Presupuesto:tener en cuenta si el presupuesto incluye adicionales como:Ambientación del salón, DJ, Impuestos de Sadaic y Adi Capif, Personal para limpieza del mismo y mantenimiento de los baños durante y finalizado el eventos, Personal para guardarropas y Portero, Personal de Seguridad, etc.
Acceso para personas discapacitadas
Seguridad: elementos necesarios ante cualquier emergencia (matafuegos, salidas de emergencia señalizadas, luces de emergencia, etc.). Muchos establecimientos disponen de una cobertura de emergencias médicas para cualquier eventualidad durante el evento.En el caso que el lugar no posea estacionamiento informarse como es la zona y si es necesario dejar alguna persona para que cuide los coches de los invitados.


Catering y Bebidas:

El mismo debería incluir: vajilla, mantelería, cubresillas, centros de mesa, mesas y sillas, personal: en el salón encontramos el Maitre (persona encargada de llevar adelante todo el evento, es la responsable de coordinar los tiempos entre la cocina, el DJ, los camareros, y la gente extra contratada por ejemplo foto y video, pantalla, show, ceremonias especiales, etc.) camareros (se recomiendan 1 mozo cada 12 invitados, pero acá las propuestas varían, informarse bien cuantos ofrecen la empresa contratada ya que esto determinará la calidad del servicio) personal de cocina (tenemos al chef o jefe de cocina, sus ayudantes y los bacheros, normalmente varían la cantidad de acuerdo a la cantidad de comensales y a la complejidad del menú elegido). Es importante conocer cual es la vestimenta o uniformes que utilizan ya que determinará también el estilo de imagen que queremos brindar en nuestra fiesta.

El menú es importante determinarlo de acuerdo a la época del año y al lugar elegido. Tipos de servicio: gourmet (son los más clásicos con su recepción, 3 platos, mesa dulce, fin de fiesta) los de campo (asados ideal para lugares al aire libre y cuando uno busca algo distinto pero completo) los lunch (son servicios donde la comida se bandejea entre los invitados y como plato fuerte se arman islas donde el objetivo de la fiesta es que sea dinámica, los invitados no tendrán lugares fijos (en este tipo de eventos se ha puesto muy de moda el alquiler de living) los coktails (son similares a los lunch pero de corta duración, normalmente de 2 a 4 hs.) Informales (clásico Pizza Party, o menú de pastas).

La bebida es un tema también importante ya que la mayoría de los presupuestos no la incluyen, acá hay que informarse bien si la brinda la empresa como servicio adicional o si obligatoriamente debemos encargarlo por otro lado, y en el caso de encargarnos nosotros nos cobran por hacerlo (servicio de descorche).

En el caso de encargarnos nosotros hay que tener en cuenta:
Estos cálculos son para eventos de 8 hs. aproximadamente. Vino tinto y blanco: se consume en proporción 30% de blancos contra un 70% de tintos, pero hay que tener cuidado que época del año es ya que puede variar el promedio si hace mucho calor. Champagne: si es solo para brindis calcular 1 botella cada 5 personas, si queremos ofrecer para después del brindis se recomienda 1 cada 10 personas además del brindis y si queremos para toda la noche debeos calcular 1 botella cada 3/4 personas, pero siempre y cuando haya vino, si vamos a ofrecer solo champagne el consumo aumentará y se recomienda 1 botella cada 2 personas. Cerveza: Recomiendo 1 botella cada 2 personas o ½ litro por persona en el caso de Choperas (tener en cuenta que el consumo es mayor en la cerveza tirada). Barra de tragos: Aquí tenemos 2 opciones medida o libre, por supuesto recomiendo siempre lo libre para quedarnos tranquilos que a la mitad de la noche no nos quedemos cortos con los tragos. Lo que más se consume en una fiesta, o sea no puede faltar es: DAIKIRIS (si es con frutas naturales mucho mejor), GANCIA, FERNET, CERVEZA, SPEED, VODKA y TEQUILA.

Curiosidades y Anécdotas del Protocolo

"Nunca ser un anfitrión tacaño"...
Cuando se actúa de anfitrión, hay que ser generosos ofreciendo alimentos y bebidas en cantidades suficientes para que los invitados queden satisfechos.
En una ocasión, Rossini, fue invitado a casa de una distinguida señora, la cual era conocida en toda la ciudad por su tacañería. Servía raciones mínimas a todos los invitados, los cuales la mayoría de las veces se quedaban con hambre.
Tal fue el caso el día que fue invitado Rossini. Al terminar la cena y llegar la hora de las despedidas, la señora de la casa expresó a Rossini el deseo de volver a cenar con ella lo más pronto posible, a lo que Rossini, con gran ironía, respondió: "Por mi señora, ahora mismo, sino le importa".


"La derecha, una cuestión de educación..."
De las muchas anécdotas que se dan en los más diversos ámbitos sociales esta destaca por su sencillez y, a la vez, efectividad.
Allá por el año mil setecientos y pico se empezaban a construir en Madrid las primeras aceras, pues anteriomente a estas obras era todo calzada. Pero surgió el problema de que esta nueva construcción era un poco estrecha para los viandantes acostumbrados a caminar y pasear con amplitud.
Surgía el planteamiento, nuevo, del encontronazo. ¿ Quién cedía el paso en el caso de encontrarse varias personas en una acera y circulando en direcciones opuestas ?. ¿ Cedía el de la derecha o el de la izquierda ?.
Esta cuestión preocupaba tanto al Corregidor de la Villa de Madrid, el Marqués de Vadillo, que decidió hacer una consulta al Rey Carlos III, con la intención de publicar un bando haciendo referencia a tal cuestión.
Hecha la consulta, el Rey le contestó lo siguiente: "Publica que debe ceder la acera el que tenga mejor educación". Esta ingeniosa respuesta encierra mucha sabiduría. Y es aplicable a muchas situaciones que no solo tienen que ser un "encontronazo" en una acera.
En muchas ocasiones nos obstinamos en hacer algo que nos corresponde o en ubicarnos en algún lugar determinado, obviando que esta obstinación puede ser un detalle que hable sobre nuestra educación. Y a los hechos nos remitimos, conociendo todo el mundo situaciones de este tipo ( y más aún, las personas que se dedican al mundo del protocolo y las relaciones públicas; a veces tener mucho rango social o un buen cargo, no significa tener muy buena educación).

"Jamás ridiculizar a un invitado"
"En el transcurso de un almuerzo oficial, uno de los invitados que no había visto un lavafrutas en su vida pensó que el bol con agua que le habían colocado junto al plato era para bebérselo y, ni corto ni perezoso, se lo bebió, ante el asombro de los comensales que compartían mesa.Alfonso XIII se percató de lo ocurrido y, de inmediato, cogió su bol y se lo bebió de un tirón. Ante el gesto del Rey, el resto de los invitados, sin mediar palabra, tomaron el lavafrutas e hicieron lo mismo que el monarca".Esta es una muestra estupenda de la buena educación y de como responder ante situaciones imprevistas y "cubrir" a un invitado en vez de ridiculizarlo.

Eventos Corporativos

Seminarios, desayunos de trabajo, Fiesta de Cierre del Año, off-site meetings.... todo habla de nuestra empresa.

Podemos tener muchos propósitos: reposicionamiento de imagen, difusión, estrategia de comunicación, alianzas, etc... Pero si carecemos de una adecuada y detallada organización la imagen de nuestra empresa puede caer en cuestión de segundos.

De acuerdo con mi experiencia profesional, un evento corporativo no debe tener clavos sueltos. Estar en todos los detalles, ensayo, elección proveedores confiables y supervisión son algunos de los tantas tareas del organizador de eventos.

Actualmente, hay muchísimas ofertas respecto de la organización de eventos. Pero muy pocos cuentan con la seriedad y profesionalismo necesarios para que el evento sea simplemente único y exitoso.

El arte de recibir

Imagino que todos habrán tenido alguna vez la experiencia de llegar a una casa, previa invitación y que suceda alguna de estas cosas:

• La mesa no está presentada, la anfitriona viene de la cocina con un mantel y en ese momento, delante nuestro empieza a colocar los platos...
• La comida no está lista, a nuestra llegada los dueños de casa todavía están cocinando, por lo que tenemos que esperar...
• La dueña de casa está terminándose de arreglar...
• Llegamos y nos preguntan: ¿Qué les parece que comamos?
• Vamos al toilette, no hay toalla, no hay rollo y el jabón está todo chorreado...
• No tenemos donde poner los abrigos...
• etc., etc, etc...

Todas estas situaciones y muchas más las podemos sortear con un poco de organización y buen gusto.

Prepara el menú, poner la mesa, dejar toda la vajilla lista, crear un ambiente acogedor es muy simple.

Nuestros invitados deben sentirse alagados, deben disfrutar del encuentro y tener ganas de volver a nuestra casa. Nadie quiere regresar a una casa que es simplemente un caos.

Todo es una cuestión de reciprocidad, si somos buenos anfitriones harán lo mismo con nosotros.

Y por sobre todo, nunca olvidarse del buen gusto, las buenas maneras y la alegría de recibir gente en nuestro hogar.